Gut vorbereitet ins Mitarbeitergespräch: Was gefragt ist, welche Fragen sinnvoll sind – und was besser nicht zur Sprache kommt.
Ein Mitarbeitergespräch kann auch dazu dienen, dem Vorgesetzten ein Feedback zu geben.
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Ein Mitarbeitergespräch steht an – für viele eine echte Nervenprobe, sowohl für Arbeitnehmende als auch für Führungskräfte.
In jedem Fall sollte dem Mitarbeiter ein ausreichend bemessener Zeitraum für die eigene Vorbereitung auf das Gespräch eingeräumt werden:
- Vorinformation und Einladung: geplante Themen, Zeit und Dauer, Ort.
- Zeitplanung: Anliegen, die der Mitarbeiter einbringen kann, sind ebenso zu berücksichtigen wie die Themen der Führungskraft.
- Zur Führung eher "heikler" Gespräche empfiehlt sich ein möglichst neutraler Ort.
Weder der Arbeitsplatz des Vorgesetzten noch der des Mitarbeiters, sind dafür besonders geeignet. Hier ein Überblick über die klassischen Fragearten mit Beispielen:
Art der Frage
Beschreibung
Beispiele
Offene Fragen
Geben Spielraum bei der Beantwortung, da sie nicht mit reinem „Ja“ oder „Nein“ zu beantworten sind.
Die Ziele werden genau festgehalten, inklusive des Zeitraums, in dem sie erreicht werden sollen.
Der größte Vorteil für beide Seiten – Unternehmen und Mitarbeitende – ist, offen und vorbereitet ins Gespräch zu gehen und die Gelegenheit zu nutzen, sich auszutauschen. Noch schlechter sieht es bei der digitalen Verfügbarkeit aus: Nur 30 % der Befragten können die Ergebnisse online einsehen.
„In vielen Unternehmen bleibt durch diese Praxis vage, was konkret zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer*in vereinbart wurde und ob daraus verbindliche Maßnahmen abgeleitet werden.
Eine inhaltliche Ablage im Personalsystem ist in aller Regel nicht vorgesehen. Oft ist es auch einfach eine gute Chance, mal wieder miteinander zu sprechen.
Das Mitarbeitergespräch gut vorbereiten
Eine gute Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch ist für beide Seiten wichtig – sowohl für Vorgesetzte als auch für Mitarbeitende.
Im Folgenden sind Beispiele für Fragen aufgeführt, die im Gespräch gestellt werden können.
- Wie bewerten Sie meine Leistung in den letzten Monaten?
- In welchen Bereichen sehe ich Verbesserungspotenzial?
- Welche Erwartungen haben Sie an mich für die kommenden Monate?
- Welche Möglichkeiten zur Weiterbildung oder Entwicklung gibt es für mich?
- Wie kann ich besser zum Erfolg des Teams beitragen?
- Gibt es neue Projekte oder Aufgaben, bei denen ich mich einbringen kann?
- Wie sehen meine Karrierechancen im Unternehmen aus?
- Wie wird meine Arbeit im Vergleich zu meinen Kolleginnen und Kollegen eingeschätzt?
- Gibt es Feedback, das ich sonst noch wissen sollte?
- Wie kann die Zusammenarbeit mit Ihnen bzw.
Auch sollten keine diskriminierenden Aussagen oder Handlungen vorkommen. Wenig motivierend, weil Vorwürfe (versteckt oder offen) enthalten sind.
- Warum haben sie im letzten Jahr sechs Wochen "krankgefeiert"? Schon in der Formulierung ist ein unzulässiger Vorwurf enthalten.
Er trägt jedoch dazu bei, "in der Hitze der Debatte" das Gespräch zu strukturieren, wesentliche Gesprächsteile nicht zu vergessen und das Gesprächsziel nicht aus den Augen zu verlieren. Sie beginnen meist mit einem Fragewort (wozu, weshalb, wieso, womit, warum).
- Welche Erfahrungen haben sie mit der neuen Drehbank gemacht?
- Womit würden Sie die Qualität im Service steigern?
- Wieso denken Sie, dass Ihnen diese Ausbildung weiterhilft?
Geschlossene Fragen
Lassen als Antwort nur „Ja“ oder „Nein“ zu.
Darüber hinaus lässt er genügend Spielraum für unerwartete Richtungsänderungen im Gespräch. Hierbei sollten die zuvor festgelegten Gesprächspunkte strukturiert abgearbeitet werden.
Reflexion: In diesem Schritt geht es um die gemeinsame Reflexion über die Zusammenarbeit und die Arbeitsleistung. Es ist darauf zu achten, dass entsprechender Raum für Vorschläge, Entwicklungswünsche, Ideen und Alternativen eingeräumt wird.
- Besprechen der weiteren Vorgangsweise: Festlegen der Fristen für die vereinbarten Maßnahmen (wenn im Gespräch bereits möglich, sonst Terminisierung).
Dazu gibt es viele Möglichkeiten. Auch im Mitarbeitergespräch ist die Frage nach der Art von Krankheiten nicht zulässig und muss deshalb nicht beantwortet werden. Außerdem muss ein Zeitrahmen für das Gespräch festgelegt sein, den man auch dem Mitarbeiter mitteilt.
- Feedback vorbereiten: Sowohl positive Aspekte, als auch Kritik sollten ausführlich herausgearbeitet werden, damit man im späteren Gespräch auf Nachfragen passende Antworten geben kann.
Auch unvorbereitete Aussagen, Vergleiche mit anderen Mitarbeitenden und einseitige Monologe sollten vermieden werden.
- Wie formuliere ich eine Einladung zum Mitarbeitergespräch?
Eine Einladung zum Mitarbeitergespräch sollte den Zweck des Gesprächs klar benennen, den Termin mit Datum, Uhrzeit und Ort nennen sowie die voraussichtliche Dauer angeben.
Ein Mitarbeitergespräch bedarf einer intensiven Vorbereitung, denn die Durchführung ist sensibel und es können verschiedenen Situationen entstehen, die den Erfolg gefährden.Vorlagen, Checklisten und Leitfäden helfen dabei erfolgreiche Gespräche zu führen.
Ist das Mitarbeitergespräch Pflicht?